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inforCOM icon 40 40infor:COM // Belegversand per E-Mail


Aufgabe an netSoftec: Viele Kunden und Lieferanten erhalten ihre Belege als PDF-Datei per E-Mail. Dieser Vorgang ist im Standard nicht enthalten und soll ohne Umwege im ERP-System realisiert werden.

Email Brief


Beschreibung der realisierten Lösung:
Über eine freie Verwendung im Firmenstamm kann angegeben werden, ob eine Firma, bei einem entsprechenden Vorgang, die Belege vorzugsweise per E-Mail, auf Papier oder per E-Mail und auf Papier erhalten soll. Im Beleg-Dialog wurden die Checkboxen 'Druck' und 'E-Mail' hinzugefügt. Je nach Angabe im Firmenstamm sind die Checkboxen vorbelegt, können aber bei Bedarf geändert werden. Ist die Checkbox 'E-Mail' gesetzt, öffnet sich ein Dialog, um die E-Mail-Adresse einzugeben. Die im Firmenstamm hinterlegten Adressen werden zur Auswahl angeboten.

Dieser Dialog ist optional, der automatische Versand ohne Dialog ist ebenfalls möglich.

Für den Ablauf stehen grundsätzlich 2 Varianten zur Verfügung.

 

Technischer Ablauf Variante 1: Zunächst wird eine 1:1 Kopie des Belegs als PDF-Datei erzeugt. Hierzu wurde ein PDF-Drucker installiert und so eingerichtet, dass er das PDF-Dokument in einem bestimmten Verzeichnis des (Windows-) Anwenders erstellt. Danach wird eine Script-Datei erstellt und ausgeführt. Automatisch öffnet sich eine neue E-Mail (aus dem Standard-Mail Client heraus) mit allen Vorgaben und die Rechnung als PDF-Datei im Anhang.

 

Technischer Ablauf Variante 2: Zunächst wird eine 1:1 Kopie des Belegs als PDF-Datei erzeugt. Hierzu wurde ein PDF-Drucker installiert und so eingerichtet, dass er das PDF-Dokument in einem bestimmten Verzeichnis des Servers erstellt. Danach wird eine externe Anwendung zum Email-Versand ausgeführt. Diese Anwendung ist kostenfrei verfügbar. Dabei wird ein vordefinierter Text und Betreff verwendet, die mit Variablen (z.B. Belegnummer) individualisiert werden. Der Email-Versand erfolgt nun ohne weiteres Zutun des Anwenders, wobei zur Kontrolle eine Kopie an den Anwender oder an eine fest hinterlegte Email-Adresse (z.B. Rechnungsstelle oder Buchhaltung) versendet wird.

 

Dieses Projekt umfasst (aktuell, Erweiterung jederzeit möglich) die Belege:

  • Auftragsbestätigungen (Verkauf)
  • Angebote (Verkauf)
  • Rechnungen (Verkauf)
  • Bestellungen (Einkauf)
  • Bestelländerungen (Einkauf)
  • Liefermahnung (Einkauf)
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